Как сделать:: правильно написать письмо деловому партнёру

Описание

Ведение бизнеса сегодня невозможно без умения грамотно составлять деловые письма.

Простые рекомендации помогут Вам привлечь внимание потенциального делового партнёра, "обучить" ваш почтовый клиент правилам сетевого этикета и зарекомендовать себя в качестве грамотного и вежливого собеседника.

Вот несколько правил деловой переписки:  

1. Основные признаки хорошего делового письма - информативность, формальность и лаконичность.

Ваш адресат, вероятно, не менее занятой человек, чем Вы, не располагающий лишним временем на чтение громоздких, чересчур подробных писем, со множеством лирических отступлений и обилием описаний.

Составляя письмо какого бы то ни было содержания, старайтесь просто и ясно выражать свои мысли, избегайте витиеватых фраз, затемняющих смысл написанного.

2. Любое письмо должно иметь "лицо" - заголовок.

Письма от неизвестного адресата, например, предложение о сотрудничестве некой компании, с представителями которой адресат до этого не общался, с невнятным, неконкретным заголовком имеют все шансы незамедлительно отправиться в корзину.

Поэтому прежде чем отправить важное письмо, тщательно продумайте заголовок. Заголовки вроде "Сотрудничество", сопровождаемые восклицательными знаками или пометками "прочтите обязательно", наводят на мысли о спаме, поэтому шансы, что их вообще прочтут, сводятся к минимуму.

3. Обращение к адресату не должно быть безличным.

Если Вы отправляете письмо в компанию, где никого не знаете, не поленитесь узнать имена и контактные данные руководителей или сотрудников компании – на ее сайте. Если такая информация находится под грифом «секретно», а на сайте компании нет ничего, кроме безличного электронного адреса, можно начать письмо с обращения "Уважаемые сотрудники компании X» (с указанием названия). Такое обращение предпочтительнее, нежели банальное "Здравствуйте" или "Уважаемая Компания".

4. После обращения сразу переходите к сути.

Не надо красивых вступлений вроде "Мы, динамично развивающаяся компания, имеем честь предложить вам новый, набирающий популярность продукт..."

При написании письма незнакомому человеку тщательно продумывайте, взвешивайте каждое слово, избегайте шаблонных фраз, которые вряд ли привлекут внимание ваших потенциальных партнеров.

Справка: Грамотно составленное письмо, как правило, включает в себя 4 части, составляющие единое целое, и представляющих удобство для прочтения:

1) обращение – начинается именем, отчеством и фамилией;

2) вступление может начинаться по-разному: с какой-нибудь любезности, пожелания или извинения (за беспокойство неизвестного Вам человека);

3) изложение о предметах, интересующих адресата;

4) заключение (состоит из выражения благодарности, пожеланий и т.п. и подписи).

Постскриптум (P.S. или N.B.) – упоминание о чем-то важном, что Вы забыли включить в письмо) – после подписи и числа, с красной строки.

5. Четко излагайте предложении и просьбы (прислать документы, организовать выполнение заказа и т.д.), соблюдая вежливость и такт, не переходя границы дозволенного.

Изложив суть просьбы (с четким и простым для понимания определением того, что именно необходимо сделать и в какой срок), можно закончить письмо, заранее поблагодарив адресата.

Любое письмо должно быть подписано: содержать ваши имя и фамилию, должность, название компании. Если Вы отправляете письмо от имени компании, необходимо указать ее телефон, электронный и физический адрес.

Отсутствие подписи в письме – это не только проявление небрежности, но и повод усомниться в порядочности отправителя.

6. Если адресатом является компания, которой Вы хотите сделать предложение о сотрудничестве, опишите в отдельном абзаце выгоды, которые она получит от сотрудничества с Вами (Вашей компанией).

Этим можно завершить письмо.

7. Если к письму необходимо приложить файлы, проверьте перед его отправкой, что вложили именно то, что хотели, и укажите на них в письме.

8. Не забывайте указать дату написания письма.

9. И еще: будьте грамотны!

Невежливо отправлять письмо, написанное с грамматическими ошибками. А если Ваша грамотность хромает, почаще заглядывайте в орфографические словари.

10. Чтобы потенциальные партнеры не обошли ваше электронное послание стороной, уделите внимание и оформлению своего письма – с использованием логотипов и символики своей Компании.

Похожие материалы по теме

Что такое :: Партизанский маркетинг

Партизанский маркетинг (англ. guerrilla marketing) - это малобюджетные способы рекламы и маркетинга. С их помощью рекламодатель продвигает свой товар или услугу, не вкладывая или почти не вкладывая денежные средства.  Явление партизанского маркетинга распространено также под названиями «малобюджетный маркетинг» или «малозатратный маркетинг».

Что такое :: Купонные сервисы

Купонные сайты предлагают приобрести со скидкой все, чем только богат  потребительский рынок в настоящее время. Это косметологические и парикмахерские услуги, компьютеры, пылесосы, теннис, бильярд, абонементы в фитнес-центры и тренажерные залы, печать фотографий, разработка сайтов, учебные курсы, даже путешествия...  

Как сделать:: купить недвижимость за границей

Практически любой уголок мира доступен для тех, кто желает приобрести недвижимость. В последнее время россияне всё чаще становятся собственниками недвижимости во Франции, Испании, Италии, Кипре, Хорватии, Черногории и Болгарии. Франция и Италия привлекают своей богатой историей и выгодными инвестициями, Египет и Испания – простой процедурой оформления сделки, а в Болгарии можно купить недвижимость, но не земельный участок (для его приобретения необходима регистрация фирмы).

Как сделать:: SWOT-анализ

Чем SWOT-анализ может помочь организации, для чего его проводят и как это сделать?