Но отказаться от печати полиграфической продукции совсем невозможно, поэтому были придуманы способы оптимизации процессов печати: как рекламной полиграфии, так и документации. Эти способы экономии помогут вам не только сохранить бюджет, но и улучшить экологию в регионе, ведь отходов станет гораздо меньше, а потребление бумаги снизится.
Способы сокращения расходов на полиграфию
Все способы сокращения расходов на печать можно разделить на 2 категории: экономия в случае, если у вас уже есть оборудование, и вы печатаете полиграфию самостоятельно и сокращение расходов при заказе полиграфии в сторонних компаниях. Рассмотрим обе категории.
Если у вас уже есть штатное оборудование, скорее всего, принтер для печати текущих документов, которые необходимы каждый день, то сократить расходы на печать можно следующим образом:
1. Введите контроль над процессом печати.
Всем известно, что неконтролируемые действия могут привести к необратимым последствиям. То же касается и организационных процессов, а особенно печати.
Как это сделать: установите специальное программное обеспечение, которое будет вести учет печатаемых документов и анализировать процесс использования принтера. По окончанию периода (например, месяца) вы будете иметь на руках статистические данные, которые наглядно покажут, кто, когда и в каком объеме печатает документы в вашей организации. В дальнейшем, проанализировав данные, можно ограничить доступ к печати документов частично или полностью для некоторых сотрудников.
2. Включите специальные режимы энергосбережения на ваших устройствах.
Некоторые устройства поддерживают специальные режимы, с помощью которых снижается потребление энергии, а также контролируется расход краски. Программное обеспечение, позволяющее переводить принтер в режим энергосбережения, также может поддерживать функцию отключения устройства по ночам и в выходные, что экономит ресурсы.
3. Оптимизируйте печать с помощью самого устройства.
Если вы решили сменить принтер или впервые задумались о покупке печатного аппарата, то лучше выбирать многофункциональное оборудование, которое совмещает в себе несколько направлений: принтер, сканер, копир и другое. Такое приобретение позволит сократить расходы на оборудование и сэкономит время при работе с документами.
4. Оптимизируйте подход к бизнес-процессам.
Если особенности работы вашей компании таковы, что необходимо каждый раз распечатывать коммерческие предложения, схемы и прочие материалы, то разумнее будет выделить главные документы, без печати которых не обойтись в работе с клиентами. Внутрифирменные же процессы можно обсуждать с помощью современных инструментов взаимодействия команды в удаленном режиме, не отлучаясь с рабочего места и не затрачивая дополнительные ресурсы на печать.
Если вы не печатаете полиграфию сами, а обращаетесь к услугам сторонних компаний, то рекомендуется использовать следующие способы оптимизации расходов:
1. Сравнивайте ценовые предложения нескольких типографий.
Всегда лучше сравнивать аналогичные предложения, так как на разные позиции каждая типография может предложить свои цены. И зависит это от множества факторов. Поэтому печать листовок в одной типографии может стоить дороже, чем в остальных, а печать бланков – дешевле. Также разные типографии и печатные салоны могут предложить разную скорость печати полиграфии.
2. Используйте печать по требованию.
Если вы точно знаете, какие документы и в каком количестве вы печатаете в месяц, то можно обратиться к специалистам и заключить договор на абонентское обслуживание. Некоторые компании предоставляют возможность оборудование в аренду, тем самым снижая затраты на покупку и ремонт печатающих устройств.
3. Используйте технологии цифровой печати.
Типографии, в которых установлено цифровое печатное оборудование, несомненно, выигрывают по сравнению с теми, кто пользуется только офсетными машинами. Ведь именно цифровые устройства позволяют быстро адаптироваться к меняющимся требованиям печати и оперативно внести корректировки, если в макет были внесены изменения.
4. Печатайте продукцию стандартных размеров.
Если нет острой необходимости, то между нестандартным вариантом и вариантом со стандартными размерами отдавайте предпочтение второму.
5. Посоветуйтесь со специалистами типографии, в которой вы заказываете продукцию, как можно снизить затраты на печать именно в вашем случае. Профессиональные менеджеры всегда посоветуют пути оптимизации расходов и предложат наиболее выгодный вариант.
Мы рассмотрели самые основные способы оптимизации затрат на печать полиграфии.
Главный совет – обращайтесь к специалистам, которые сразу поймут, что вам нужно и выполнят работу в срок. Ведь затраты времени зачастую обходятся гораздо дороже, чем финансовые расходы.
