Как сократить расходы на полиграфию

Проблема больших расходов на печать полиграфии актуальна во многих фирмах. И этот вопрос затрагивает не только снижение затрат на печать в одной конкретной компании, но и сторону эффективного управления ресурсами, правильного распределения затрат и сохранения экологии. Ведь бездумное использование бумаги в больших количествах негативно сказывается на всей окружающей среде: это и выброс отходов, и большое потребление целлюлозы, что приводит к сокращению природных ресурсов.

Но отказаться от печати полиграфической продукции совсем невозможно, поэтому были придуманы способы оптимизации процессов печати: как рекламной полиграфии, так и документации. Эти способы экономии помогут вам не только сохранить бюджет, но и улучшить экологию в регионе, ведь отходов станет гораздо меньше, а потребление бумаги снизится.

Способы сокращения расходов на полиграфию

Все способы сокращения расходов на печать можно разделить на 2 категории: экономия в случае, если у вас уже есть оборудование, и вы печатаете полиграфию самостоятельно и сокращение расходов при заказе полиграфии в сторонних компаниях. Рассмотрим обе категории.

Если у вас уже есть штатное оборудование, скорее всего, принтер для печати текущих документов, которые необходимы каждый день, то сократить расходы на печать можно следующим образом:

1. Введите контроль над процессом печати. 
Всем известно, что неконтролируемые действия могут привести к необратимым последствиям. То же касается и организационных процессов, а особенно печати. 
Как это сделать: установите специальное программное обеспечение, которое будет вести учет печатаемых документов и анализировать процесс использования принтера. По окончанию периода (например, месяца) вы будете иметь на руках статистические данные, которые наглядно покажут, кто, когда и в каком объеме печатает документы в вашей организации. В дальнейшем, проанализировав данные, можно ограничить доступ к печати документов частично или полностью для некоторых сотрудников.

2. Включите специальные режимы энергосбережения на ваших устройствах. 
Некоторые устройства поддерживают специальные режимы, с помощью которых снижается потребление энергии, а также контролируется расход краски. Программное обеспечение, позволяющее переводить принтер в режим энергосбережения, также может поддерживать функцию отключения устройства по ночам и в выходные, что экономит ресурсы.

3. Оптимизируйте печать с помощью самого устройства. 
Если вы решили сменить принтер или впервые задумались о покупке печатного аппарата, то лучше выбирать многофункциональное оборудование, которое совмещает в себе несколько направлений: принтер, сканер, копир и другое. Такое приобретение позволит сократить расходы на оборудование и сэкономит время при работе с документами.

4. Оптимизируйте подход к бизнес-процессам. 
Если особенности работы вашей компании таковы, что необходимо каждый раз распечатывать коммерческие предложения, схемы и прочие материалы, то разумнее будет выделить главные документы, без печати которых не обойтись в работе с клиентами. Внутрифирменные же процессы можно обсуждать с помощью современных инструментов взаимодействия команды в удаленном режиме, не отлучаясь с рабочего места и не затрачивая дополнительные ресурсы на печать.

Если вы не печатаете полиграфию сами, а обращаетесь к услугам сторонних компаний, то рекомендуется использовать следующие способы оптимизации расходов:

1. Сравнивайте ценовые предложения нескольких типографий. 
Всегда лучше сравнивать аналогичные предложения, так как на разные позиции каждая типография может предложить свои цены. И зависит это от множества факторов. Поэтому печать листовок в одной типографии может стоить дороже, чем в остальных, а печать бланков – дешевле. Также разные типографии и печатные салоны могут предложить разную скорость печати полиграфии.

2. Используйте печать по требованию. 
Если вы точно знаете, какие документы и в каком количестве вы печатаете в месяц, то можно обратиться к специалистам и заключить договор на абонентское обслуживание. Некоторые компании предоставляют возможность оборудование в аренду, тем самым снижая затраты на покупку и ремонт печатающих устройств.

3. Используйте технологии цифровой печати. 
Типографии, в которых установлено цифровое печатное оборудование, несомненно, выигрывают по сравнению с теми, кто пользуется только офсетными машинами. Ведь именно цифровые устройства позволяют быстро адаптироваться к меняющимся требованиям печати и оперативно внести корректировки, если в макет были внесены изменения.

4. Печатайте продукцию стандартных размеров. 
Если нет острой необходимости, то между нестандартным вариантом и вариантом со стандартными размерами отдавайте предпочтение второму.

5. Посоветуйтесь со специалистами типографии, в которой вы заказываете продукцию, как можно снизить затраты на печать именно в вашем случае. Профессиональные менеджеры всегда посоветуют пути оптимизации расходов и предложат наиболее выгодный вариант.

Мы рассмотрели самые основные способы оптимизации затрат на печать полиграфии.

Главный совет – обращайтесь к специалистам, которые сразу поймут, что вам нужно и выполнят работу в срок. Ведь затраты времени зачастую обходятся гораздо дороже, чем финансовые расходы.

Кировская областная типография, ООО

  • город Киров, улица Ленина, 2

    Похожие материалы по теме

    22 концерта сентября

    Практически все дни концертных залов расписаны, слушателям остается выбирать мероприятия по душе.