Тонкости организации выставочных мероприятий

 Выставка — это один из самых значительных инструментов маркетинга, которым многие компании и предприятия пользуются в целях успешного продвижения своей продукции. Торговые выставки и ярмарки служат прекрасной площадкой для привлечения новых покупателей и клиентов. 

Выставка — это один из самых значительных инструментов маркетинга, которым многие компании и предприятия пользуются в целях успешного продвижения своей продукции. Торговые выставки и ярмарки служат прекрасной площадкой для привлечения новых покупателей и клиентов.

Если верить статистике, то в России каждый год проводится более двух тысяч выставок-ярмарок и выставок-продаж.

Именно такие мероприятия позволяют компаниям показать свой товар, рассказать о его преимуществах и особенностях, провести сравнение с товарами других фирм. Кроме того, выставки являются отличным способом узнать больше информации о конкурирующих компаниях и обзавестись новыми полезными связями. Участвуя в выставках, можно использовать на практике такие маркетинговые инструменты, как личные продажи, семинары, презентации.

 

Выбираем экспозицию

Конечно, от выбора той выставки, в которой Вы будете участвовать, зависит очень и очень многое. В ходе составления списка подходящих мероприятий, берите во внимание не только выставки, специализирующиеся по Вашему профилю, но и смежные. Зачастую, именно участие в смежных выставках приносит хорошие результаты. Так, к примеру, производители светильников найдут больше потенциальных покупателей на выставке, посвященной мебели, нежели на узкопрофильной, ориентированной только на осветительные приборы.

Безусловно, не забывайте учитывать и целевую аудиторию самой выставки. Ведь если Вы видите в ней своего клиента, то не упускайте шанс и участвуйте, хотя бы на заочной основе.

 

Оценивайте уровень выставочного мероприятия

Обязательно обратите внимание на такие характеристики, как регулярность проведения выставки, количество посетителей на предыдущих экспозициях, целевую аудиторию. Более того, если компания, которая проводит выставку достаточно солидная, то на Ваши запросы она сразу предоставит всю статистику, программу мероприятия, а также информацию о рекламной кампании выставки. Если же Ваши запросы остались без внимания или на них ответили отказом, то это явный признак того, что организаторы выставки — люди неопытные и некомпетентные.

 

Определяемся с формой участия

Можно выделить три основные формы участия в выставочных мероприятиях:

- очная;

- очно-заочная;

- заочная. 

Очная форма предполагает непосредственную работу на выставке, оформление своего стенда, презентацию продукции. Конечно, всё это требует больших затрат, при этом не только финансовых, но и моральных, и физических. Очную форму следует выбирать только в том случае, если Вы уверены в действенности этого хода и в отличных результатах.

Очно-заочная форма участия означает, что Вам необходимо предоставить информацию о деятельности своего предприятия, которая будет размещена в специальном каталоге выставки. На самом же мероприятии представители Вашей компании должны обходить стенды и раздавать рекламные буклеты или листовки, тем самым привлекая к сотрудничеству новых клиентов. Иногда этот способ является более эффективным, нежели очное участие. Кроме того, это еще и недорогой вариант.

При выборе заочной формы участия работа на выставке не подразумевается. Однако Вы можете попросить организаторов выставочного мероприятия оформить стенд в соответствии с Вашими пожеланиями и представить на нем продукцию Вашей компании. Такое участие, как правило, целесообразно, если Вы участвуете сразу в нескольких выставках.

 

Основные моменты, которые следует учесть при подготовке к выставке

В процессе работ по подготовке к выставочному мероприятию учитывайте следующее:

- начинайте подготовку к мероприятию заранее, а не за неделю. Если Вы планируете очное участие, то подготовка должна начаться практически за год, потому что за полгода до открытия выставки Вы должны точно представлять себе, что и как будете демонстрировать. За три-четыре месяца постарайтесь начать проведение промо-мероприятий, чтобы потенциальные клиенты могли заранее распланировать свое время и посетить выставку;

- никогда не экономьте на рекламных материалах, а точнее на их качестве; - для того, чтобы устранить все мелочи, недоработки или последствия непредвиденных обстоятельств, у Вас должно остаться не менее двух-трех недель до начала экспозиции;

- не экономьте средства на качестве оборудования, рекламных баннеров, логотипов и т.д. Всё это — отражение деятельности Вашей компании, Ваш имидж. Мы не советуем покупать эксклюзивный дизайн оформления стендов и тратить на него половину бюджета фирмы, просто сделайте акцент на качестве, особенно с точки зрения полиграфии. Прежде чем заключать договор с поставщиком выставочного оборудования поинтересуйтесь о том, какие компании уже работали с ним. Иногда это говорит о многом. Лучше, если на складе у поставщика есть уже собранные конструкции — больше шансов, что оборудование доставят в срок;

- в процессе разработки дизайна стендов, обязательно сделайте акцент на объекте, который будет работать на привлечение внимания (стоппер). Именно стоппер будет побуждать посетителей выставки подойти к Вашему стенду, посмотреть предлагаемый товар;

- на выборе места для расположения свои рекламных материалов можно значительно сэкономить. Конечно, самые дорогие квадратные метры — это центральный проход, который сразу бросается в глаза и мимо него нельзя не пройти. Однако, если Вы приобретете место на обратной стороне центрального прохода, которое гораздо дешевле, Вы не потеряете потенциальных клиентов;

- занимаясь подготовкой персонала, старайтесь не экономить. Это касается финансов, времени и трудовых ресурсов. Не надейтесь на то, что обыкновенные менеджеры, способные налаживать контакты по телефону, будут активно представлять Ваш товар и привлекать посетителей.

Такая выставочная работа (которая на первый взгляд выглядит очень простой) на самом деле требует больших навыков: обращать внимание на продукцию, отвечать на вопросы посетителей, на протяжении целого дня быть приветливым, улыбаться. Поверьте, это очень сложно. Именно поэтому, если Вы стремитесь добиться хороших результатов, проведите специальные тренинги для своих сотрудников;

- люди, представляющие Вашу компанию на выставочном стенде, должны быть одеты в соответствии с корпоративным стилем, который в свою очередь должен быть узнаваем. Обязательно наличие бейджей, ну и, конечно, фирменной улыбки;

- помимо так называемых стендистов отправьте на выставку, например, маркетолога Вашей компании. Пусть он пройдется по всем стендам, соберет информацию о компаниях-конкурентах. Кроме того, нелишним будет и участие топ-менеджера (который будет вести переговоры с потенциальными клиентами), особенно, если выставка проходит в другом городе.

 

Внимание к результатам

Многие компании очень мало внимания уделяют результатам, полученным по итогам выставки. Один из самых важных моментов — это анализ выставочной деятельности, оценка ошибок. Необходимо собрать всю полученную информацию, оценить количество посетителей и число потенциальных клиентов, обсудить вопросы, которые интересовали аудиторию. Только подробный и серьезный анализ проведенной работы позволит в дальнейшем избежать многих ошибок.

Не забывайте, что ни одна выставка, даже самая дорогая и солидная, не может дать мгновенных результатов. Выставка — такое мероприятие, которое ориентировано не на сегодняшний день, а на будущее, на перспективу.

Похожие материалы по теме

Станьте лучшим молодым предпринимателем России!

Конкурс «Молодой предприниматель России» – это история про имидж, про движение вперед, про успех и пиар на всю страну. Заявки принимаются до 5 октября! Конкурс проводится ежегодно в рамках федеральной программы «Ты – предприниматель» в Кировской области.

Филиппо Спади: «Будем прививать кировчанам культуру поедания сыров»

Совсем скоро, а именно в конце октября, у кировчан будет возможность попробовать первый вятский пармезан. В городе пройдет несколько дегустаций для всех желающих. А вот почему Филиппо советует кировчанам приходить на это мероприятие голодным, попив лишь воды, и правда ли, что он верит во все превратности судьбы? Об этом и не только - в интервью портала ikirov.ru.