Справляемся с проблемами

Иностранцы считают, что люди с русским менталитетом просто гениально умеют справляться с трудностями. Причем почти все неприятности мы умудряемся сами себе создавать. Даже просто заглянув в книгу поговорок и пословиц можно выяснить, что мы постоянно наступаем на одни и те же грабли и "сносим головой" любые преграды. Это наш национальный спорт, который многими воспринимается как работа, при этом времени на то, чтобы думать, просто не остается.

Проблемы, проблемы и еще раз проблемы. А у кого их не бывает? Кто как с ними справляется? Люди живут на земле уже достаточно давно, но до сих пор продолжают появляться новые методики решения задач.

Например, методика "8D" - одна из простых и очень эффективных методик, которая позволяет не только решить проблему, найти корневые причины, но и предотвратить повторное появление проблем.

Кстати

Иностранцы считают, что люди с русским менталитетом просто гениально умеют справляться с трудностями. Причем почти все неприятности мы умудряемся сами себе создавать. Даже просто заглянув в книгу поговорок и пословиц можно выяснить, что мы постоянно наступаем на одни и те же грабли и "сносим головой" любые преграды. Это наш национальный спорт, который многими воспринимается как работа, при этом времени на то, чтобы думать, просто не остается.

И в жизни, и в бизнесе встречаются схожие проблемные точки. Другими словами с нами происходить все одно и то же с определенной периодичностью и растущие, как снежный ком, вопросы. Тут проблемы с качеством, персоналом, производительностью и т.д. Мы боремся с проблемами, а не с причинами, и редко подходим к решению системно, чтобы не просто решить проблему, а исключить появление причины как сейчас, так и в перспективе. С таким багажом слишком трудно стать передовиком производства и конкурентоспособным предприятием.

Специалисты со всего мира предпочитают в это время обратить внимание на методику "8D". По словам специалистов, это возможность вырваться из замкнутого круга, устраняя именно причины возникновения проблем и отражая успех на системе для исключения их повторного появления.

Методика "8D" - это восемь этапов, которые структурируют работу по выявлению и устранению причины проблемы. Методика должна применяться обязательно, когда у нас имеется проблема (дефект), а причины возникновения мы не знаем.

Представьте себе упрощенную цепочку: производитель-поставщик-продавец-потребитель. Это абсолютно стандартная система в нашей стране, которую можно легкомысленно назвать на зарубежный манер 4П. Каждое звено — это отдельная фирма и отвечать за свои пробелы и недоработки все должны сами за себя. Но очень часто у нас бывает, что проблемы поставщика становятся проблемами потребителя, который должен нести потери из-за некачественных деталей своих поставщиков. В то же время есть совершенно простая и понятная методика по решению проблем. Методика «8D» позволяет не только решить проблему, найти корневые причины, но и предотвратить повторное появление проблем.

Конечно, всегда найдутся те, кто не захочет совершать лишних действий. А сделать так, как он поступал всегда в подобных ситуациях. Например, если есть брак, то можно усилить контроль, перейти на 100% контроль, добавить дополнительную операцию по доработке деталей… и так далее. Да, эффект от этого будет. Вот только за это придется заплатить. Причем, делать это нужно будет каждый раз. А теперь вспомните самую главную мечту руководителя предприятия: снизить затраты и исключить брак одновременно.

Как поясняет Александр Максаков, директор по развитию ООО "Студия АБ" (Нижний Новгород), поводом или основанием инициализировать процедуру "8D" являются любые несоответствия продукции, процессов или системы менеджмента установленным требованиям. Если же говорить о необходимости начинать процесс внедрения методики "8D", то для начала попробуем ответить на вопрос: с какой целью? Целями применения методики являются:

а) принятие оперативных сдерживающих мер, направленных на устранение выявленных несоответствий и прекращения производства несоответствующей продукции;

б) серьезное изучение причин проблемы или несоответствия с целью выработки и реализации корректирующих действий (КД), адекватных сути проблемы и действительно устраняющих повторное появление подобной проблемы в будущем;

в) осознание опыта и закрепление навыка в успешном решении проблемы и интеллектуальное распространение этого опыта в другие процессы и виды деятельности.

Исключение из правил

Впрочем, всегда есть исключения. В данном случае те предприятия, где методика не будет работать. Во-первых, когда мы не можем описать проблему и понять в чем ее суть. Во-вторых, когда и без лишних размышлений понятна в чем же причинам всех проблем. И в-третьих, когда нет ресурсов на решение проблемы. Ну, а последнее: когда проблему может решить и один специалист.

Работаем поэтапно

Шаг 0. Забывать о нем нельзя нив коем случае. Мы должны сразу защитить потребителя от проблем. Во-вторых, принять решение о запуске процедуры «8D», если в ней действительно есть потребность или требования потребителя.

Шаг 1. Создание команды по решению проблемы. Обычно этот шаг не вызывает проблем, поскольку все предприятия, которые внедряют современные методы менеджмента, заботятся об обучении и развитии своих сотрудников, внедряют методы командной работы, методы мозгового штурма и элементы проектного менеджмента. Хотя иногда встречаются предприятия, где умудряются «повесить» процедуру на одного специалиста, но тогда ни о каком командном подходе и мозговом штурме говорить не приходится.

Шаг 2. Описание проблемы. От этого шага очень много зависит. Его порой недооценивают. Но от того, как команда соберет предварительные данные, практически зависит вся остальная работа, ее продолжительность, потери от проблемы и потраченные ресурсы.

Шаг 3. Разработка временных действий для ликвидации последствий и оценка их результативности. Для этого шага очень важна как быстрота принятия решений, так и верификация результативности принятых решений.

Шаг 4. Анализ причины проблемы. Это один из самых главных шагов в методике. Конечно, нельзя научить человека думать, если он к 25-30 годам не научился думать. Но научить нормального среднестатистического специалиста методам «5 почему?», «Семи простым» и «Семи новым» японским методам, методологии TRIZ — это не проблема для начала 21 века.

Для справки

Именно в СССР родилась известная на весь мир методология TRIZ, именно в царской России московские статистики обосновали, что решение любой задачи должно начинаться с изучения проблемы, ее причин и систематизации всех необходимых данных. Тем не менее, отдадим должное американцам, они смогли все объединить в одну простую методику, сделать ее понятной и реально работающей.

Шаг 5. Определение долговременных корректирующих действий и верификация корректирующих действий. Если предыдущие шаги были сделаны правильно, то при определении действий необходимо четко определять ответственных, сроки и этапы работ. Кроме того, надо всегда понимать, что можно сделать с привлечением средств и что — без привлечения средств. Очень важно наличие спонсора команды. Спонсор – это руководитель, который может выделить дополнительные ресурсы и оказать другую поддержку на более высоком уровне или при наличии «столкновений ведомственных интересов» внутри предприятия.

Шаг 6. Внедрение долговременных корректирующих действий и верификация внедренных долговременных корректирующих действий. Очень важно довести до конца мероприятия. Необходимо отслеживать их выполнение на всем этапе работ.

Шаг 7. Предотвращение повторения проблемы. Один из самых важных шагов процедуры. Если вы правильно отразили решение проблемы на системе, то проблема будет исключена окончательно. Именно этот шаг отличает методику «8D» от «обычного» решения проблемы когда устраняют проблему, но не причину.

Шаг 8. Поощрение участников команды. Этот шаг часто обходят вниманием: зачем кого-то поощрять, если уже и так все понятно? А зря недооценивают! Потому что если не выполняете последний шаг, то не стоит удивляться что, несмотря на усилия, мероприятия и т.д., сама система по решению проблем перестает работать.

Предлагаю сейчас подготовится к самому трудному. А здесь как и везде есть трудные и легкие шаги. Так вот к самым трудным D относят то, что специалистам не хватает компетенции в области сбора, обработки и анализа данных, а также в поиске корневых причин явлений. Есть также проблемы, связанные с разработкой самих корректирующих действий, - часто предлагаемые действия не приводят к устранению выявленных корневых причин, а лишь влияют на само несоответствие или в лучшем случае на промежуточную причину. Другими словами этапы 2 и 4.

Кстати, методика описана для абсолютно стандартного случая. Но 8G достаточно гибкая для того, чтобы подстроиться под любое предприятие. Для этого нужно только проработать подшаги. Главное, чтобы суть сохранилась — срочные действия, поиск причины проблем и долговременные действия, отражение на системе, верификация решений и внедренных действий, командная работа, удовлетворение потребителя, улучшения плюс накопленный опыт.

 Удачного внедрения! И самое главное: все проблемы решаются, когда вы верите в себя и в тех, кто вас окружает!

Похожие материалы по теме