На что обращать внимание, чтобы бухгалтерия была под присмотром

Если записей об их приходе и расходе нет, то как же отследить их движение?

Сейчас в бизнес-пространстве России практически не осталось компаний, которые ведут лишь «белую» бухгалтерию. У каждой организации есть на руках наличные деньги, которые не проходят через официальную бухгалтерию, о них не знает налоговое ведомство. Но факт их существования отрицать трудно. Тем более что это явление уже вошло в норму.

Именно из «черного» нала сотрудники получают заработную плату в конвертах. Этими же деньгами расплачиваются фирмы, когда покупают товары или оплачивают услуги. Но тут же для руководителя встает один сложный вопрос.

Собственно говоря, за «белым» налом следит главный бухгалтер. Он ведет строгий учет, все записи хранятся в официальных документах, которые и предоставляют налоговой инспекции. А вот с «черным налом» все иначе — кассовый ордер не выпишешь, в кассовую книгу данные не запишешь, в несгораемый шкаф остаток не поместишь.

На что руководителю обратить внимание?

Многие специалисты не советуют поручать контроль и владение «черной наличкой» главному бухгалтеру. Причина простая – у главбуха и так слишком много дел, чтобы разбираться с другими суммами. Так предлагают возложить контроль за нелегальными деньгами на плечи другого сотрудника. Подойдет и начальник отдела маркетинга, и руководитель отдела сбыта.

Руководителю будет проще уследить за расходом этих средств, когда отчеты ведутся каждый день. Так что, когда рабочее время подходит к концу, ответственный сотрудник приносит высшему начальнику подробный отчет, куда потратили, на что и откуда получили. Как говорят люди, которые сталкивались в этим, в отчете обязательно должен быть прописан остаток «налички» на начало дня, приход денег за день, расход денег за день и остаток денег на конец дня. Данные по приходу и расходу должны предоставляться в разрезе каждой операции: от кого, за что и сколько поступило, и кому, за что и сколько уплачено. Причем, руководителю приносят не только сам отчет, но и оставшиеся на конец дня деньги для личного пересчета.

Впрочем, налоговое ведомство, также как и руководство, проявляет повышенный интерес к неучтенным суммам и обналиченным деньгам. Кстати, инспекторы очень ценят улики, которые позволят изобличить предприятие в использовании таких денег. Именно поэтому руководителю выгодно не оставлять следов. Отчеты никогда не хранятся на жестком диске офисного компьютера или же их сразу уничтожают после обработки.

«Это должно выглядеть примерно так: после того, как сотрудник, работающий с «наличкой», предоставил вам в конце рабочего дня отчет, и вы с этим отчетом согласились, все записи необходимо уничтожить, оставив только сумму остатка «черного нала» на конец дня. Причем эту сумму рекомендуется написать только цифрами, без расшифровки, на каком-нибудь неприметном клочке бумаги», - советует один из руководителей, который сталкивался с проблемой контроля «черного» нала.

В то же время некоторые не исключают помощь компьютера в обработке отчетов. Но при условии, что после все данные должны быть уничтожены сразу. Впрочем, не советуют использовать и съемные носители. Так дискеты, диски, флешки не подходят для подобной информации. Ведь если, не Дай Бог, будет обыск, их найдут.

Хотя есть фирмы, где нет возможности все удалить с рабочей машины. Тогда самым лучшим вариантом становится Интернет. В его глубинах можно хранить терабайты информации. Но в этом случае таких объемов и не будет. Можно использовать электронную почту. Обязательно ту, о которой никто не знает, а вы пользуетесь ею только с одной целью.

Так после обработки отчета, данные можно сохранить в этой почте, а с компьютера удалить.

Есть, конечно, излюбленный способ руководителя «устроить бухгалтеру внезапную проверку». Просто приглашают в свой кабинет ответственного сотрудника, именно того, кто и работает с «черной наличкой». Сотрудник приходит и слышит просьбу руководителя показать ему остаток в кассе. А вместе с этим подробно рассказать о движениях этих денег за сегодняшний день. Если сотрудник не дал вам вразумительного ответа, у начальника есть все основания сомневаться в его честности.

Предупреждение! За использование "черного нала" и уход от налогов руководителям фирм грозит уголовная ответственность!

Похожие материалы по теме