Матрица Эйзенхауэра

На повестке дня миллион дел. Но с какого же начать, чтобы не тратить время попусту? Специально для этого ученые дают нам в распоряжение матрицу Эйзенхауера. Она поможет расположить все задания по значимости.

Сама матрица состоит из четырех квадратов. Нам нужно только заполнить их.

В квадрат I (срочные и важные дела).

Уже из названия становится понятно, что это неотложные задачи. Если их не сделать в первую очередь, то дальше работать будет, если не невозможно, то трудно. Это срочные статьи, проекты, отчеты и т.д. К слову, если эти задачи не разрешить в первую очередь, то весь рабочий график может поломаться. Для сравнения в ежедневнике Франклина задачи этого квадрата имеют приоритет А.

Квадрат II – несрочные, но важные дела(приоритет В).

Во втором квадрате мы прописываем те задания, которые не менее важны, но с выполнением можно подождать. «Сроки терпят», «Дело не горит», - именно так о них зачастую говорят. При этом, по расчетам ученых, на второй квадрат человек тратит до 80% всего времени.

Квадрат III – срочные не важные дела (приоритет С).

К этой категории задач можно отнести дела, которые отнимают у нас силы и время, но не приносят практически никаких дивидендов, кроме усталости, и не работают на наше профессиональное будущее. Задачи этого квадрата успешный лидер должен уметь делегировать кому-то из подчиненных или коллег.

Квадрат IV (несрочные и неважные дела).

Это то, что отвлекает нас от основной работы и тормозит процесс карьерного роста. В идеале, отвлечение на подобные дела не должно присутствовать в вашем рабочем графике.

К примеру, если вы за рабочий день больше внимания уделяете первому квадрату, то вас можно назвать работоголиком.

Другими словами, в ваши обязанности входит разрешение кризисных ситуаций и неотложные проекты, которые должны были быть готовы еще «вчера». Естественно, это постоянный стресс и кризис. От этого вначале пошатывается способность мыслить, а затем приходят проблемы со здоровьем. Перспективы не радостные.

Специалисты советуют время от времени переключаться на задачи из других квадратов, чтобы жизнь стала более размеренной, появился новый смысл. Главное, чтобы стресс и кризис не вошли в привычку — это портит характер.

Психологический портрет:

Работоголик умеет быстро оценить ситуацию и найти решение. Такие люди просто живут на работе. Они не терпят, когда работа выполнена некачественно, а лени и безинициативности могут никогда не простить. Радость в жизни — соревнование, это может несколько разнообразить будни и вычеркнуть рутину рабочего процесса. Кстати, работоголики часто берутся за несколько дел одновременно, без вреда могут курировать несколько подразделений. Самое трудное — остановиться. Рабочий день уже законочился, но человек этого не понимает и продолжается решать деловые задачи. К слову, этим пользуются другие сотрудники. Все, кому не лень пытаются подсунуть свои дела. Однако работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять «палочку-выручалочку», безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Это только подтверждает, что работологики – люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. К сожалению, времени не хватает, чтобы изучить все аспекты жизни.

Работники, которые берутся в основном за второй квадрат матрицы Эйзенхауэра, получили от психологов титул королей. Во втором квадрате располагаются очень важные дела, времени на выполнение которых предостаточно. Так что со временем список второго квадрата медленно и плавно переселяется в первый.

Другими словами, труженикам вторых квадратов выпадает роль активного исполнителя важного дела, лидера. Под влияние этого человека переходят те, кто работает над третьим квадратом. Именно от вас зависит, по какому методу будут работать другие члены команды. Для этого необходимо быть лидером, воспитать его в себе. А это в первую очередь ответственность: за себя, за других, за свою карьеру, и даже жизнь. И все же психологи советуют этим людям выбирать из массы дел только правильные, которые на сегодня представляют стратегический интерес. А для этого нужно научиться расставлять приоритеты.

«Крошечка-Хаврошечка» - именно так психологи окрестили тех, кто разбирает дела третьего квадрата. Однако сами люди зачастую ассоциируют свои задачи с первым квадратом, считают, что без их работы мир бы перевернулся, ведь дела срочные и важные. Хотя на самом деле третий квадрат составляют срочные, но не важные. Здесь некоторые звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, обще6ственная деятельность и так далее.

Психологи советуют таким людям подсчитать, сколько же времени у них уходит на побочные дела. Например, сколько времени вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые могли бы заняться своей непосредственной работой без помех, вы несомненно пришли бы к выводу, что неразумно тратите свое время, точнее говоря, свою жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.

Для подсчетов подойдет еще одна таблица под названием «Потери рабочего времени». До тех пор, пока не освоите техники экономии времени, не научитесь делегировать задачи третьего квадрата, вы не сможете добиться успеха.

А про работников четвертого квадрата психологи говорят критично: либо человек лентяй, либо ему нужно поменять работу.

Третий и четвертый квадрат — не предназначены для тех, кто желает построить карьеру.